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November 17th - 18th, 2022

2022年11月17日–18日

北京亚琛会议有限公司一般业务条款与条件

 北京亚琛会议有限公司一般业务条款与条件

  1. 主办方

中国亚琛年会由北京亚琛会议有限公司(根据公司法成立的公司)主办。

  1. 会费

会费的类型和范围根据注册表上的说明(适用于相应年份),以及网站和适用的活动手册上的说明来呈现。注册参加中国亚琛年会既不包含酒店房间的预订,也不包含参会人员的差旅或交通。

  1. 会费涵盖项目

会费包括所有活动日的展览和讲座入场费、数字媒体会议文件、休息期间的酒水和点心以及两顿午餐(含酒水)。会费还包括参加晚间活动的费用,除非晚间活动的所有位置已经被占用(见第6条)。所有会费均含适用的增值税。

  1. 注册及注册确认函

中国亚琛年会的注册登记必须使用所提供的注册表以书面形式进行,注册表在相应年份内有效。参会人员可以访问aachen-colloquium-china.comhttp://www.acc-china.net/,在线上注册,也可以通过PDF注册表(需打印版本)进行注册。参会人员需一人一表进行注册。如果未使用上述任何一种表格进行注册,则主办方保留拒绝权。注册申请按主办方收到申请的日期顺序进行办理。注册确认函将被发送到注册过程中指明的电子邮件地址。但是,只有在主办方通过电子邮件发送注册确认函并收到付款后,注册才视为完成。主办方保留在活动开始前拒绝未全额支付发票(即主办方账户未收到款项)的参会人员参加活动的权利。任何附带协议必须以书面形式达成。

  1. 付款方式

申请人须在会议前全额支付会费,主办方收到全额会费后开具发票并立即邮寄到注册表上指定的地址。发票复印件可作为参会证明。付款可以通过银行转账或微信支付。如果付款来自境外,付款人承担由此产生的中国境内和境外的银行汇款费用。申请人在会议开始前现场支付会费,发票将于会后开具并邮寄到注册表上指定的地址。

  1. 参会人数限制

主办方保留限制参会人数上限的权利。注册申请按主办方收到申请的日期顺序进行办理。如果注册人数已达上限,所有其他感兴趣的但不能进行注册的申请人,将会收到通知。无法进行注册的申请者可通过书面申请列入轮候名单。此类等候人员将在短时期内被告知参会的可能性。

  1. 照片和录像

参会人员同意照片、录像由主办方制作和出版。因此,在活动过程中,个人肖像权应授权给主办方。如有异议,必须在活动结束前以书面形式提出。参会人员无权在活动期间拍照、录音或录像。如果有任何不遵守上述规定的情况,主办方保留要求参会人员退出活动的权利。

  1. 保险

如果在活动期间发生事故,主办方的责任保险将涵盖所有损失。但参会人员故意造成事故的,则上述规定不适用。对于因展台或展台部件引起的事故,相应参展商应承担全部责任。主办方义务从筹备日开始,至展台拆除日基本结束。

  1. 展览

对于参展商,应适用单独的一般商业条款和条件。这些条款和条件可在活动网站上查看,并可随时向组织者索取。

  1. 讲座

在特殊情况下,主办方保留在短时间内更改讲座的权利。讲师应全权负责其讲座的内容。主办方不承担任何责任。

  1. 隐私权

主办方指出参会人员数据以电子方式进行储存、保护和处理,并放在一个文档中。这些数据将被用于与亚琛年会有关的宣传。如果参会人员不同意使用此类数据,其必须以书面形式提出异议。此类数据不得转发给第三方。

  1. 主办方的取消

如果发生不可抗力事件或主办方无法控制的其他情况,则年会的举办权无效。在此类事件中,除不可抗力事件外,主办方同意通过电子邮件通知参会人员取消活动,并全额退还参会人员已支付的费用。但是,讲师和会议主持人的费用不可退还。只有在主办方明显有过错的情况下,方可报销参会人员的费用。

  1. 参会人员的取消

如果参会人员无法参加会议,其应在11月1日前立即以书面形式通知主办方,该情况下,其已支付的费用应全额退还。如取消,则无权收到会议文件。参会人员不得享有减少、保留或抵消的权利,除非这些权利是无可争议的,并以书面形式合法证明。如果参会人员因病无法参加会议,并希望因此解除合同,参会人员应立即向主办方提交一份医疗证明,证明其在整个活动期间因病缺席。在该情况下,已经支付的会费将全额退还。在因病取消的情况下,无权索要会议文件。因新冠疫情,相关的官方或法律禁令或限制,导致参会人员无法出行的,其可取消参会。在这种情况下,主办方将向参会人员退还会费,但不赔偿酒店和差旅费等其他费用损失。

  1. 活动形式的适用

如果主办方,因新冠疫情和相关官方或法定禁令或限制,决定举办线上活动,以保护员工、参会人员、参展商或其他活动参与者的健康,其应立即通知各参会人员,同时告知其新的服务范围和调整后的会费。在这种情况下,参会人员应有特殊的终止权,其必须在收到主办方通知后14天内行使终止权,或者,如果少于14天,则从主办方通知后一直到活动开始前行使终止权。如果参会人员未在适当时间以文本形式(如电子邮件、信函)行使特殊终止权,则合同关系应在条件变更后继续存在。如果参会人员已支付会费,主办方将退还调整后的会费差额。如果与新冠疫情相关的法律或官方要求与会议举办有关,导致不成比例的努力或与会议的性质不相容,则主办方也有权享有上述权利。该情况下,上述规定应适用。参会人员无权因行使其特殊终止权或将活动作为线上活动而非线下活动举行而获得任何费用或损失索赔。

  1. 参会人员重新预订

如果无法参加活动,参会人员有权免费提名替代人员。如果替代参会人员未满足与原始参会人员相同的条件,例如,如果其无权获得授予原始参会人员的折扣,则应立即支付差额。参会人员的变更应在活动开始前以书面形式提交,并应包含所有个人资料。官方注册表不得用于变更通知。

  1. 会议文件

会议文件只能在现场发放。如果参会人员未在现场接收这些文件,在支付所有未付发票后,可通过书面要求主办方将这些文件发送至其邮箱。主办方保留对本次会议文件的专有权利。未经主办方明确书面许可,文件不得复制、数字化、出版、分发、提供下载、用于其他活动或提供给第三方。可向主办方书面申请内部分发许可。

  1. 其他社交活动

参会人员和陪同人员可参加其他社交活动。这些活动的费用不包括在参会人员会费中,必须单独支付。如果取消,则适用与取消参与会议相同的条件(见第13条)。

  1. 法院和适用法律

本合同关系只适用于中国法律,不适用于国际私法的任何规定。管辖地为北京仲裁委员会。

 

北京亚琛会议有限公司的一般信息

1.   注册
由于参会人数可能有限,宴会厅容量有限,主办方建议参会人员提前注册。

2.   会议语言
讲座将被同时翻译成中文和英文,并且免费提供同声传译的耳机。会议文件只提供英文版。

3.   活动办公室
活动现场办公室的开放时间将在网上公布。

4.   酒店
中国亚琛年会的注册登记不包含任何酒店房间预订。每位参会人员负责预订自己的住宿。由于主办方预留的客房有限,建议您提前预订酒店。主办方友情提示,活动前临时预订酒店成本高。酒店保留提供享受特殊房价和免除房价的权利。

5.   行程
中国亚琛年会的参会人员需自行负责行程安排。

6.   注册流程
1) 以文本方式进行注册(在线上注册以及发邮件)
2) 接收确认函
3) 依照银行账号信息付款
4) 主办方收到付款后,注册完成
5) 在现场领取会议文件

7.   延迟付款
根据我方的一般业务条款和条件,参会人员费用必须在活动开始前全额支付并到达主办方账户中(见条款和条件第5条)。如果您无法遵守这些条件,请立即联系主办方。

8.   会议文件订阅
可以向主办方以书面形式订购个人或企业内部使用会议文件和单独文章的许可。

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